+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Когда даные о работе передаются в архив

Когда даные о работе передаются в архив

Зарегистрирован в Минюсте России Организация разрабатывает положение об Архиве организации. Положение об Архиве организации подлежит согласованию на предмет соответствия его Примерному положению с учетом состава документов, находящихся на хранении и подлежащих хранению в Архиве организации. Организации, выступающие источниками комплектования федеральных государственных архивов, согласовывают положение об архиве организации с федеральным государственным архивом; организации, выступающие источниками комплектования государственных архивов субъектов Российской Федерации, муниципальных архивов, — с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или с государственным архивом субъекта Российской Федерации, муниципальным архивом в случае наделения их соответствующими полномочиями. После согласования положение об Архиве организации утверждается руководителем организации. Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом от.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Дела временного срока хранения до 10 лет включительно подлежат частичному оформлению, при этом допускается:. Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.

Когда даные о работе передаются в архив

На нашем сайте в данный момент представлено: описей в электронном виде; изображений. Дорогие коллеги! Решением коллегии Росархива работа наших коллег Д. Черненко, Д. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

Это быстро и бесплатно! Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации 1.

Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве 2. По одной описи могут передаваться дела за несколько лет см. Пример В график передачи дел в архив на год, который составляет архив и утверждает первый руководитель организации, могут быть включены дела за период — гг. Дела, сформированные в году, остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений.

Подразделения планируют соответствующие виды работ, поскольку подготовка дел к передаче в архив предусматривает и достаточно трудоемкую их архивно-техническую обработку. Иногда организации пользуются услугами компаний-аутсорсеров и для архивно-технической обработки документов, и для составления необходимых описей и актов. В соответствии с той систематизацией и сроками хранения, которые закреплены номенклатурой дел, дела структурного подразделения должны быть распределены на следующие группы:. В соответствии с делением на данные группы производится архивно-техническая обработка дел полная или частичная 3 и формируются соответствующие описи дел см.

Пример 9. Подлежащие уничтожению дела включаются в акт. Но поскольку дела временных сроков хранения до 10 лет включительно не подлежат передаче в архив, для их учета опись может не составляться, в этом случае номенклатура дел подразделения используется как учетный документ. В связи с требованиями обеспечить защиту персональных данных простыми организационными методами в современных кадровых службах появилась практика составления описей личных дел также по годовым разделам отдельно от описей дел по личному составу.

На основании описей и актов, подготовленных структурными подразделениями, служба делопроизводства составляет:. Для удобства и быстроты составления сводных описей и актов в организации можно установить, что структурные подразделения представляют:.

В соответствии с требованиями Правил структурные подразделения могут готовить для передачи в архив по описям электронные документы , созданные в процессе деятельности в статусе электронных оригиналов, и электронные копии документов , на основании которых в архиве постепенно будет формироваться фонд пользования состоит из электронных копий бумажных и электронных документов.

Правилами установлены формы описей:. Если в организации внедрена полнофункциональная система электронного документооборота СЭД , то оформление описей дел как отчетов, формируемых из системы, необходимо настроить автоматически. Методические рекомендации по применению Правил, разработанные ВНИИДАД в году, пока не утверждены, поэтому рекомендуем организациям самостоятельно разрабатывать регламенты работы с электронными документами, включая их текущее оперативное и архивное хранение.

А если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то советуем обращаться за методическими рекомендациями туда, так как архивные учреждения уже накопили достаточный опыт приема электронных документов от своих источников комплектования, формирования фондов пользования и составления учетного и научно-справочного аппарата к ним.

Служба делопроизводства и архив ответственный за архивное хранение организуют рассмотрение и согласование сводных описей и акта на заседании экспертной комиссии ЭК организации. Оно должно проводиться в соответствии с планом ее работы и обязательно протоколироваться. Дата и номер протокола ЭК оформляются в грифе согласования каждой сводной описи и акта см. Опись документов, дел является важнейшим элементом в системе научно-справочного аппарата архивного фонда организации.

Делопроизводство и архивное дело. Виды описей , которые входят в состав обязательных учетных документов организации , имеют обязательные формы, утвержденные Правилами, они перечислены в последней колонке Таблицы 2. Оформление описей электронных документов становится обязательным при условии, что электронные документы составляются в статусе оригиналов и организация перешла на реальный электронный документооборот по всем или некоторым направлениям деятельности например, в процессе сдачи налоговой отчетности.

Точно так же электронное дело может состоять из одного электронного документа и метаданных к нему или представлять собой совокупность электронных документов и метаданных к ним. Дела, в которые сформированы документы в бумажной форме, имеют ограничения по толщине до 4 см и по объему — до листов с учетом:. Пример 13 и в котором предусматривается перечисление наименований всех документов с указанием даты, регистрационного номера и объема в Мб , содержащихся в каждом электронном деле, включенном в опись.

Таким образом, опись является основным учетным и справочным документом и в делопроизводстве, и архиве организации, и в государственном или муниципальном архиве, если организация является источником его комплектования. Перед внесением дела в опись соответствующего вида или в акт о выделении к уничтожению ответственный за делопроизводство и исполнители в структурных подразделениях просматривают сформированные в делопроизводстве дела.

Причем дела постоянного и временного свыше 10 лет сроков хранения должны просматриваться полистно. Редактируются заголовки на обложках дел и в рабочем экземпляре номенклатуры дел, проверяется правильность определения сроков хранения, соблюдение правил формирования дел и т. Аннотация к заголовку личного дела в описи дел по личному составу, которую оформляет кадровая служба к Ф. Аннотация к заголовку дела в описи дел постоянного хранения, которую оформляет служба делопроизводства.

Аннотация к заголовку дела оформляется обычно с красной строки, на один межстрочный интервал ниже самого заголовка и содержит указание на номера листов документов в деле, которые могут быть особо востребованы, чтобы облегчить их поиск. Если в номенклатуре дел были проставлены неконкретные сроки хранения документов или сроки, нуждающие в фактическом уточнении , то на обложках сформированных дел и в описях дел они конкретизируются:.

Описи дел структурных подразделений составляются в порядке и по формам, установленным Правилами п. Правила предусматривают представление их непосредственно в архив организации, но поскольку архив чаще всего является одним из подразделений службы делопроизводства, то в инструкции по делопроизводству или ином регламентирующем документе организации можно предусмотреть передачу описей сначала в службу делопроизводства, которая должна оформить на каждой описи гриф согласования цифра 3 в Примере 9 , а в случае необходимости может потребовать составить к описи список условных сокращений и обозначений, необходимые аннотации к заголовкам или вернуть описи на доработку.

Описи дел подразделений составляются в 2 обязательных экземплярах. Согласованные экземпляры описей после утверждения ЭК сводного годового раздела соответствующей описи организации возвращаются в дела структурного подразделения и хранятся там в течение 3 лет по ст.

К описям дел, оформленным в бумажной форме, обычно дополнительно в службу делопроизводства представляются электронные копии этих описей. А описи электронных документов, дел на практике составляются в 2 экземплярах на каждую совокупность электронных документов в статусе основного и рабочего экземпляров. Описи составляются отдельно на дела и документы, имеющие разные сроки хранения и различную форму представления п.

В структурном подразделении могут оформляться описи следующих видов:. Какие утвержденные формы использовать для составления описей дел структурных подразделений, а также годовых разделов сводных описей дел организации. Описи дел структурного подразделения оформляются в табличной форме по требованиям , установленным п. Примеры 9—11 :. Каждая опись дел структурного подразделения завершается оформлением итоговой записи, похожей на сведения, которые оформляются в листе-заверителе дела, она подписывается руководителем структурного подразделения и датируется см.

Утвержденная Правилами форма предусматривает нумерацию описей структурного подразделения см. Регистрационные индексы описям рекомендуем проставлять см. Пример 8 :. Это дело ведется с года, каждый год бухгалтерия передает 3 вида описей:. Мы приводим примеры оформления описей дел постоянного хранения структурных подразделений см. Примеры 9— В Таблице 2 мы показали, данные из каких описей дел подразделений в какие годовые разделы сводных описей организации переносятся, а также по каким утвержденным формам они должны составляться в приложениях к Правилам формы описей содержат максимальный состав реквизитов, некоторые из которых могут не использоваться:.

Особого внимания требует нумерация годовых разделов сводных описей и порядковая нумерация заголовков дел внутри описей. Валовая нумерация годовых разделов описей будет продолжаться, пока не достигнет порядкового номера 9 Так же учитываются в листе фонда сводные описи дел временных свыше 10 лет сроков хранения и соответствующих электронных документов, дел.

Годовые разделы сводных описей хранятся в архиве в папках, не прошиваются и не переплетаются. Тогда листы описей нумеруются, к ним оформляются титульный лист, оглавление содержание , предисловие, список сокращений, итоговые записи, лист-заверитель и справочный аппарат алфавитный, предметный, именной и др. Законченные годовые разделы сводных описей переплетаются и становятся главным справочником архива.

При оформлении описей электронных документов, дел постоянного и временных свыше 10 лет сроков хранения необходимо обратить внимание на трудоемкость оформления приложений к ним — реестров документов контейнеров электронных документов электронного дела , которые должны быть заполнены к каждому электронному делу. Если же к передаче готовятся электронные документы на физически обособленных материальных носителях, то в форму реестра необходимо дополнительно включить имя файла документа см.

Таким образом, составление описей дел является интеллектуально-аналитической работой по созданию справочников для систематизации, учета и поиска документов архивного фонда организации. Оформление имени файла в Реестре документов контейнеров электронных документов электронного дела. А если в организации архив не создан как структурное подразделение, то служба делопроизводства координирует действия, которые должны быть осуществлены в структурных подразделениях по подготовке документов к архивному хранению, которым может заниматься и, например, служба документационного обеспечения управления служба ДОУ без выделения отдельного архивного подразделения.

Вернуться назад. Пункт 4. Для дел со временными сроками хранения до 10 лет включительно производится частичная обработка, при которой можно не нумеровать листы, не составлять внутреннюю опись документов дела, не оформлять титульные листы полностью, не составлять лист-заверитель дела.

Для дел более длительного срока хранения производится полная обработка. Регистрация Напомнить пароль. Все поля обязательны.

Новый пользователь сайта Не заполнено обязательное поле ФИО. Не заполнено обязательное поле E-mail. Не заполнено обязательное поле Login. Не заполнено обязательное поле Пароль. Введенные пароли не совпадают. Повторите пароль. Выберите, что Вам интересно: Делопроизводство и архив Кадровая служба Юридический навигатор.

Введите логин или Email. Запрос пароля Не заполнено обязательное поле Логин или E-mail. Контрольная строка для смены пароля будет высланы вам по E-mail. Делопроизводство и архив Кадровая служба Юридический навигатор Бухгалтерия и налоги Арсенал индивидуального предпринимателя.

Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации Рейтинг 5 0 комментариев просмотра. Иритикова Вера профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ.

Планирование и нормативное регулирование В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации 1.

Пример 1. Таблица 1 Группы дел. Пример 2 Аннотация к заголовку личного дела в описи дел по личному составу, которую оформляет кадровая служба к Ф.

Документы из структурного подразделения передаются в архив по истечении срока Правилам формы описей содержат максимальный состав реквизитов, некоторые из которых могут не использоваться: если вы не являетесь источником комплектования, то на сводных описях не будет их утверждения протоколом ЭПК архивного учреждения; если в структурном подразделении нет своей ЭК, то на его описях не будет согласования с нею. Особого внимания требует нумерация годовых разделов сводных описей и порядковая нумерация заголовков дел внутри описей. Документы из структурного подразделения передаются в архив по истечении срока действия В данной статье мы подробно обсудим процесс передачи дел в архив предприятия. Первоочередными являются сразу два вопроса: какие документы необходимо будет подготовить, и за какой период времени. Какие категории документов передаются в архив Как правило, в архив компании передают документ с постоянным хранением, а также со сроком хранения более 10 лет. Что касается последних, то речь идет, прежде всего, о документах по личному составу.

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве.

Составление сопроводительного письма — это неписаное правило делопроизводства и обычай делового оборота, но не требование, содержащееся в обязательных для исполнения документах. Однако если разобраться, то становится понятно: сопроводительное письмо нужно в первую очередь не получателю, а отправителю. Сопроводительное письмо к документам, как и вся прочая поступающая корреспонденция, подлежит регистрации у секретаря организации-получателя. Но если вы по опыту знаете, что с этим могут возникнуть проблемы, лучше избежать неприятного разговора и просто отправить весь пакет документов по почте, заручившись уведомлением о вручении письма. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Ваш архив занимает много пространства, дорого обходится, а документы тяжело найти?

На нашем сайте в данный момент представлено: описей в электронном виде; изображений. Дорогие коллеги! Решением коллегии Росархива работа наших коллег Д. Черненко, Д.

Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого документа содержится понятие персональных данных работника. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. В соответствии с ч.

По истечении сроков временного хранения в организации документы постоянного хранения подлежат передаче на государственное хранение в Национальный архив РТ далее - НА РТ : - документы постоянного хранения, находящиеся в государственной республиканской собственности в государственных органах, организациях Республики Татарстан - через 10 лет; - документы постоянного хранения, находящиеся в государственной федеральной собственности передаются в НА РТ на основании соглашений об отношениях и сотрудничестве между федеральной организацией и Главным архивным управлением при Кабинете Министров -через 15 лет; - документы Архивного фонда Республики Татарстан, находящиеся в частной собственности, поступают в НА РТ на основании договоров о передаче документов негосударственной организации в НА РТ. Срок временного хранения и порядок передачи права собственности оговариваются в договоре. Негосударственные организации в обязательном порядке обеспечивают отбор и передачу документов постоянного хранения, отнесенных к государственной федеральной и республиканской собственности, находящихся у них на временном хранении. Внеплановый прием документов постоянного хранения, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации организации - источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов. Документы по личному составу передаются в Государственный архив документов по личному составу Республики Татарстан. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте.

.

Архив организации в своей деятельности руководствуется Федеральным законом Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Компьютер не видит смартфон через USB кабель (для передачи данных)
Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Аркадий

    Устарело, Надо спросить а вы кто такие? Покажите лицензию? Ещё и выпроводят.

  2. Святополк

    А по какой статье будет штраф 1000, а потом 2000 ?

  3. Ника

    Это да правильный совети.

  4. Александр

    Умно,красиво и понятно, однозначно лайк.Удачи