+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Инструкция по ведению личных дел работников в рб 2016

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности ч. Порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников далее — Инструкция. По вопросам формирования и оформления личных дел, не нашедшим отражения в Инструкции, следует руководствоваться положениями:. Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь, при этом личное дело работника ведется на протяжении всего периода времени, на протяжении которого он работает в организации, и завершается с его увольнением. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации специалист по кадрам либо работник организации, на которого возложены такие функции.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена в установленном порядке иные документы, предусмотренные законодательством Республики Беларусь К примеру, при оценке соблюдения руководителем организации определенных критериев, таких как обеспечение производственно-технологической, исполнительской и трудовой дисциплины.

Порядок ведения личных дел в 2018 году

Каталог предприятий Новости Беларуси. Личные дела работников: комментарий к инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников. Необходимость ведения личных дел и состав документов. Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта г. Инструкция согласована с Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь, прошла юридическую экспертизу в Министерстве юстиции Республики Беларусь и зарегистрирована в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь В соответствии с п.

Порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования регулируется специальными актами Министерства образования Республики Беларусь, что обусловлено спецификой состава документов, включаемых в эти личные делСм.

До утверждения Инструкции в Республике Беларусь отсутствовал нормативный правовой акт, комплексно регулирующий вопросы работы с личными делами в организациях. Некоторые аспекты этой работы нашли отражение в ряде нормативных правовых актов, однако все они весьма разрозненны и бессистемны. Наиболее полные сведения о личных делах и порядке работы с ними содержатся в Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая г.

Практически дословно соответствующие нормы повторены в разд. Вместе с тем, практика применения норм, изложенных в соответствующих нормативных документах, показала, что они требуют некоторой корректировки. Кроме того, нерешенным оставался целый ряд других вопросов, связанных с составом документов, включаемых в личные дела, организацией их оперативного хранения и учета, передачей на хранение в архив и т.

Например, в ст. Документы пор личному составу — документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, а также иные документы, включаемые в состав личного дела. В то же время иные акты законодательства, а также практика ведения личных дел свидетельствовали, что не все из перечисленных в ст.

Длительное время не закрепленной на уровне акта законодательства оставалась также широко распространенная в организациях практика составления отдельных описей на личные дела уволенных работников. Принятие Инструкции позволило ликвидировать указанные белые пятна, снять коллизии между нормативными правовыми актами.

При анализе Инструкции прежде всего следует обратить внимание на то, что в ней впервые нормативно определен круг работников, на которых необходимо вести личные дела. До этого лишь в ст. Частью 2 п. Фактически данная норма закрепила сложившийся порядок, при котором ведение личных дел предусмотрено на всех работников организации, кроме рабочих. Во времена существования СССР считалось, что личные дела должны вестись на административно-управленческий персонал, инженерно-технических работников, материально ответственных лиц.

Соответствующий подход обусловлен рядом факторов, прежде всего высокой текучестью кадров среди рабочих, что делает ведение личных дел на них крайне трудоемким процессом. В этой связи нельзя не обратить внимание на то, что среди категорий работников, на которых ведение личных дел является обязательным, отсутствуют материально ответственные лица. Ведение личных дел на материально ответственных лиц достаточно прочно закрепилось в практике, что нашло отражение в различных публикациях белорусских и российских авторов, а также специальных изданиях, посвященных кадровому делопроизводству, в том числе личным деламСм.

К материально ответственным лицам относятся как работники на должностях руководителей и специалистов директор, бухгалтер и т. Поэтому при определении в организации конкретного перечня работников, на которых должны вестись личные дела, следует руководствоваться, прежде всего, их принадлежностью к категории руководителей и специалистов.

В случае, если материально ответственное лицо занимает должность, относящуюся к данной группе, ведение личного дела на него становится обязательным.

Согласно пп. Последняя норма вытекает непосредственно из ст. Кроме того, следует помнить, что личное дело содержит документы по личному составу, которые впоследствии могут быть использованы для удовлетворения законных прав и интересов граждан, в первую очередь, на социальное обеспечение.

Согласно Инструкции в организации работы с личными делами выделяется три основных блока:. Учет, использование и хранение личного дела, включая подготовку личного дела уволенного работника к передаче в архив организации. Это означает, что до того как документально будет оформлен прием на работу, документы, подлежащие включению в личное дело работника, должны собираться в отдельную обложку папку , однако само дело по установленным правилам не оформляется.

Лишь после издания распорядительного документа о приеме назначении собранные документы располагаются в деле в последовательности, установленной п. Таким образом, на этапе формирования личного дела документы включаются в него в установленном порядке вне зависимости от хронологической последовательности их возникновения. Например, при подборе кандидатуры на занятие определенной должности наниматель может потребовать от претендента на должность сначала копии документов об образовании, затем претендентом на работу будет заполнен личный листок по учету кадров, затем им будут написаны заявление о приеме на работу, автобиография, и лишь после этого работником кадровой службы будут заполнены внутренняя опись и дополнение к личному листку.

Порядок заполнения и представления документов может быть совершенно иным, однако независимо от этого при формировании личного дела все представленные документы располагаются в нем в строго фиксированном порядке. Необходимость включения перечисленных выше документов в состав личного дела определена многолетней практикой ведения личных дел и, как правило, не вызывает сомнений. Личный листок по учету кадров и дополнение к немФормы личного листка и дополнения к личному листку, утвержденные в качестве приложений к Инструкции, разработаны на основе унифицированных форм, включенных в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации УСОРД , утвержденную Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству республики Беларусь 28 декабря г.

Составление внутренней описи документов личного дела определяется требованиями, предъявляемыми к оформлению дел при подготовке их к передаче в архив, в частности подп.

Вместе с тем, до последнего времени достаточно много споров вызывала необходимость составления и включения в личное дело автобиографии. Как документ личного дела, автобиография упоминается в соответствующих разделах Примерной инструкции по делопроизводству и Основных правилах работы архивов организаций. Однако и Примерная инструкция по делопроизводству, и Основные правила работы архивов организаций определили лишь порядок расположения документов в личном деле, не закрепляя нормативно обязательность составления этих документов, в том числе и автобиографии.

Кроме того, в числе аргументов против включения автобиографии в состав личного дела обычно приводилась ст. Однако из норм ст. Более того, необходимость составления автобиографии предусмотрена некоторыми нормативными правовыми актами, например, регулирующими вопросы защиты государственных секретоСм.

Согласно ст. По принципу аналогии права необходимость включения автобиографии в состав личного дела была закреплена и в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников. Таким образом, автобиография в обязательном порядке должна составляться теми работниками, на которых ведение личных дел предусмотрено нормативными правовыми актами Республики Беларусь. При формировании личных дел отдельных категорий работников в них дополнительно включаются следующие документы:.

Необходимость включения в личное дело декларации о доходах и обязательства о выполнении мер по предупреждению коррупции определена соответствующими законодательными актами Республики Беларусь: ст.

Несколько иначе обстоит дело с контрактами государственных служащих. Согласно п. Эта норма фактически закрепляет сложившийся в большинстве государственных органов порядок — большинство работников относится к категории государственных служащих, с которыми заключение контрактов обязательно и на которых ведение личных дел согласно п.

Таким образом, формирование контрактов с государственными служащими в личные дела, систематизированные по алфавиту фамилий, удобно в работе обеспечивает оперативный поиск этих документов и придает самим личным делам достаточную информационную насыщенность.

Кроме того, включение контрактов в состав личных дел не противоречит требованиям нормативных правовых актов по делопроизводству и архивному делу. Так как для личных дел работников установлен аналогичный срок хранения, включение контрактов в личные дела допустимо и оправдано.

В то же время ч. Обратим внимание, что указанная норма не противоречит п. Поэтому вопрос о том, куда формировать трудовые договоры контракты с теми работниками, на которых личные дела не ведутся, в этой ситуации неизбежен.

Специальных правил, регулирующих порядок формирования в дела трудовых договоров контрактов с работниками, не установленЗа исключением впервые введенной в Инструкции нормы, определяющей порядок формирования в дела контрактов с государственными служащими.

Исходя из этого, трудовые договоры контракты , заключенные с работниками, могут формироваться как в личные дела, так и в отдельное дело по алфавиту фамилий работников.

Возможен и третий вариант — смешанный. В этом случае трудовые договоры контракты с теми работниками, на которых ведутся личные дела, можно включать в состав этих дел, а трудовые договоры контракты с остальными работниками — формировать в отдельное дело.

Очевидно, что этот вариант не очень удобен, так как в ряде случае может вызывать затруднения при поиске необходимого трудового договора контракта. Справка-объективка составляется, как правило, на работников, представляемых к назначению на должности либо к поощрению награждению. В случае, если первый экземпляр справки-объективки направляется за пределы организации, в личное дело работника подшивается ее копия.

Анкета заполняется в тех случаях, когда в личном деле необходимо иметь дополнительные сведения о работнике, не предусмотренные графами личного листка по учету кадроЛичный листок это анкета, содержащая установленную совокупность данных о работнике. Необходимость заполнения анкеты при приеме на работу определяется, как правило, ведомственными нормативными правовыми актами.

Наиболее распространен этот вид документа в высших органах государственной власти и управления, а также силовых структурах органах КГБ, МВД.

Заполнение анкеты предусмотрено также постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 10 апреля г. Однако в этом случае анкета в личное дело работника не подшивается, так как направляется в соответствующую структуру КГБ для осуществления проверки.

Трудовым законодательством предусмотрено назначение на некоторые должности по результатам выборов или конкурса. В частности, ч. Копии выписки соответствующих документов согласно п. В любом случае копия выписка , включаемая в личное дело, должна быть заверена в установленном порядке. В соответствии со п. Так как личные дела ведутся не на всех материально ответственных лиц, принцип формирования соответствующих договоров в дела аналогичен принципу формирования в дела трудовых договоров контрактов с работниками.

В личные дела некоторых категорий работников включаются также направления на работу службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь и др.

Направление — это документ, послуживший основанием для издания приказа распоряжения, решения, постановления о приеме на работу. Наряду с направлением на работу к этой категории документов относятся заявления, протоколы заседаний Ученых советов о замещении вакантных должностей по конкурсу и т.

Таким образом, Инструкция предполагает включение в состав личных дел работников практически всех документов или их копий , послуживших основанием для издания распорядительного документа о приеме на работу назначении на должность. В этой связи часто возникает вопрос о том, куда формировать документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов о приеме на работу тех работников, на которых ведение личных дел не предусмотрено.

Согласно установленным правилам, соответствующие документы должны подшиваться в отдельное дело. В него включаются документы, составленные непринятыми претендентами на работу личные листки по учету кадров и др. Срок хранения такого дела в соответствии со ст. Все рассмотренные выше документы помещаются в личное дело перед копией выпиской приказа или иного распорядительного документа о приеме на работу назначении на должность.

Таким образом, этап формирования личного дела при приеме на работу назначении на должность завершается включением в него копии выписки соответствующего распорядительного документа.

Обратим внимание, что некоторые из перечисленных документов могут быть включены в состав личного дела уже после того, как оно будет сформировано например, справка-объективка может быть составлена спустя несколько лет после приема работника. В этом случае личное дело переформированию не подлежит. Таким образом, после включения в личное дело копии выписки приказа или иного распорядительного документа о приеме на работу назначении на должность начинается этап ведения личного дела.

К таким документам относятся:. Требование включения в состав личных дел характеристик и аттестационных листов определяется рядом нормативных правовых актов. Например, в соответствии с п. Списки научных трудов и изобретений включаются в личное дело как продолжение п.

В том случае, если список научных трудов составлен позднее например, через десять лет работы в организации , он будет помещен в личное дело в конце в соответствии с хронологическим принципом формирования дел.

В личное дело в процессе ведения включаются также документы, послужившие основанием для издания приказов о переводе и увольнении работников.

Please turn JavaScript on and reload the page.

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности ч. Порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности установлен Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников далее — Инструкция. По вопросам формирования и оформления личных дел, не нашедшим отражения в Инструкции, следует руководствоваться положениями:. Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь, при этом личное дело работника ведется на протяжении всего периода времени, на протяжении которого он работает в организации, и завершается с его увольнением.

Как оформить личное дело сотрудника бюджетной организации

Активировать демодоступ. Правила оформления и ведения личных дел сотрудников каждая компании вправе разработать с учетом специфики своей деятельности. Но при этом следует учитывать общие принципы в соответствии с которыми осуществляется ведение личных дел сотрудников. В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников вменяется в обязанность не всем работодателям. Такие дела обязаны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ТОП 7 правил найма персонала, сотрудников/ система учета. Как выбрать.

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее. Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт положение или инструкцию по ведению ЛД , в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т.

Законодательство РБ. Кодексы Беларуси.

Комиссия по проверке наличия и состояния личных дел в. Интрукция о порядке.

Инструкция по ведению личных дел работников в рб 2016

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, в МФЦ необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают , то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:. Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации.

Каталог предприятий Новости Беларуси. Личные дела работников: комментарий к инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников. Необходимость ведения личных дел и состав документов.

Постановление комитета по архивам и делопроизводству при совете

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников далее - Инструкция устанавливает порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования. Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. Формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации специалист по кадрам. Контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации.

.

УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ" № 05/ Министров Республики Беларусь от № 2 (далее — Инструкция). Порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных Республики Беларусь, при этом личное дело работника ведется на протяжении всего периода.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Личное дело работника - Елена А. Пономарева
Комментарии 1
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Тарас

    А всего то, нужно было попрыгать;)